Maatregelen

Inkopen
In het verleden schaften we diverse specifiek gewenste applicaties aan door middel van enkelvoudige inkoopprocedures. Door de financiële omvang hadden deze investeringen breed in de Europese markt moeten worden uitgezet. Ook verlengden we in 2021 een contract voor een zodanig lange tijdsperiode dat de totale contractwaarde boven het wettelijke grensbedrag voor Europese aanbestedingen komt en daarmee financieel onrechtmatig wordt.

Om dergelijke financiële onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen is in de tweede helft van 2020 gestart met het volledig digitaliseren van het inkoopproces. Dit moet het doorlopen van inkoopprocedures eenvoudiger maken en medewerkers beter ondersteunen bij de keuze van de juiste aanbestedingsprocedure. Ook leidt het digitaliseren van het inkoopproces tot een betere contractregistratie wat helpt bij het verbeteren van het contractmanagement. Deze digitaliseringslag is nagenoeg afgerond en de verwachting is dat we vanaf medio 2022 volgens deze nieuwe manier werken.

Overige maatregelen
Jaarlijks actualiseren we voor de financieel meest omvangrijke processen de risico’s, beheersmaatregelen en controleplannen.
In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording besteden we hier in 2022 nog nadrukkelijker aandacht aan. Op deze manier werken we aan de ambitie om als gemeente Etten-Leur 'aantoonbaar financieel in control' te zijn en financiële onrechtmatigheden verder te beperken.

Bewuste afwijkingen
In 2021 is enkele malen bewust afgeweken van de wet- en regelgeving. Deze onrechtmatigheden hebben betrekking op een aantal specifieke applicaties. Om deze applicaties op korte termijn te vervangen zijn forse investeringen nodig. Ook heeft het vervangen van deze applicaties grote gevolgen voor de bedrijfsvoering. Het oplossen van deze onrechtmatigheden vinden wij daarom op dit moment niet opwegen tegen de financiële en bedrijfsvoering aspecten.